支払日変更のお知らせテンプレート無料Word｜例文と書き方

支払日変更のお知らせテンプレート：締日・支払日の文例と書き方

取引先への支払日や請求締日を変更するときは、変更内容だけでなく、適用開始時期や変更理由などを分かりやすく伝えることが大切です。

このページでは、取引先へ支払日・請求締日の変更を案内する「支払日変更のお知らせ」のWordテンプレートを2種類掲載しています。

テンプレート1は、経営体制の見直しに伴い請求締日と支払日を変更する文例です。テンプレート2は、会計システムの刷新と支払業務の一元化を理由として、取引先ごとに異なる支払条件を統一する内容になっています。

どちらも変更前・変更後の条件や適用時期、問い合わせ先などを記載できるため、自社の支払条件に合わせて編集できます。

Word形式で自由に編集でき、会員登録不要・無料でダウンロードできます。

支払日変更のお知らせについて

支払日変更のお知らせは、取引先に対する代金の支払日や請求締日などを変更する際に、その内容を事前に案内するための文書です。

たとえば、

「月末締め・翌月末払い」から「20日締め・翌々月10日払い」へ変更する

「20日締め・翌月20日払い」から「月末締め・翌月末払い」へ統一する

といった場合に使用できます。

単に「支払日を変更します」と通知するだけでは、どの請求から新しい条件が適用されるのか分かりにくくなります。

そのため、支払日変更のお知らせでは、変更前と変更後の条件、適用開始日、対象となる取引などをできるだけ明確に記載することがポイントです。

テンプレート1｜経営体制の見直しに伴う支払日変更のお知らせ

テンプレート1は、原材料価格や物流コストの上昇を背景として経営体制を見直し、経理事務の効率化と資金管理の適正化を図るために支払条件を変更する文例です。

本文で変更理由を説明したあと、「記」以下に変更内容、適用時期、問い合わせ先をまとめています。

取引先にとって重要なのは「いつから、どのように変わるのか」という点です。そのため、本文で長く説明するのではなく、具体的な支払条件を「記」以下で整理する構成にしています。

支払日変更のお知らせテンプレート1 請求締日と支払日の変更を通知するWord無料文例 — 支払日変更のお知らせテンプレート1
請求締日・支払日の変更を案内するWord無料テンプレート

支払日変更のお知らせ
拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、本日は弊社のお支払日変更の件でご案内申し上げます。
昨今の原材料価格の高騰および物流コストの上昇を受け、弊社におきましても経営体制の見直しを進めている状況でございます。つきましては、経理事務の効率化と資金管理の適正化を図るため、ご請求締切日およびお支払日を下記のとおり変更させていただきたく存じます。
お取引先の皆様には何かとご不便をおかけいたしますが、何とぞ事情をご賢察のうえ、ご了承賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．変更内容
ご請求締切日毎月末日毎月20日
お支払日翌月末日翌々月10日
2．適用時期
令和○年11月分のご請求分より適用させていただきます。
3．お問い合わせ先
本件に関しまして、ご不明な点やご質問等ございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
株式会社〇〇経理部
担当: 〇〇〇〇
電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール: 〇〇@〇〇〇〇.〇〇
以上

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テンプレート2｜会計システム刷新に伴う支払日変更のお知らせ

テンプレート2は、会計システムの刷新と支払業務の一元化に伴い、取引先ごとに異なっていた請求締日と支払日を統一する文例です。

テンプレート1よりも詳細な内容になっており、

「変更前の締日・支払日」

「変更後の締日・支払日」

「変更開始日」

「対象となる取引」

「請求書の提出期限」

「問い合わせ先」

まで記載しています。

支払日の変更だけでなく、経理業務全体の運用変更を取引先へ案内する場合に使いやすい形式です。

支払日変更のお知らせテンプレート2 会計システム刷新による締日と支払日の変更を通知するWord無料文例 — 支払日変更のお知らせテンプレート2
会計システム刷新に伴う支払条件変更のWord無料テンプレート

支払日変更のお知らせ
拝啓　秋涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、会計システムの刷新ならびに支払業務の一元化を実施することとなりました。これに伴い、現在お取引先様ごとに異なっております請求書の締切日および代金のお支払日を統一させていただくこととなりましたので、下記のとおりご案内申し上げます。
今回の変更は、請求書の受付から確認、承認、支払いまでの処理を統一し、より正確かつ円滑な支払業務を行うことを目的としております。
お取引先様には、変更に伴い請求書の発行時期などをご調整いただく場合があり、誠に恐縮ではございますが、何卒事情をご賢察のうえ、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
なお、本件についてご不明な点がございましたら、下記担当までお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．変更前の締日・支払日
請求締日：毎月20日
支払日：翌月20日
2．変更後の締日・支払日
請求締日：毎月末日
支払日：翌月末日
3．変更開始日
2026年11月30日締め分より適用
4．対象となるお取引
弊社との継続的な商品仕入れ、業務委託および各種サービス契約にかかるお支払い
5．請求書の提出について
当月分の請求書は、原則として翌月第3営業日までに弊社経理部へご提出くださいますようお願いいたします。
6．お問い合わせ先
株式会社〇〇経理部
担当: 〇〇〇〇
電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール: 〇〇@〇〇〇〇.〇〇
以上