会社で使える理由書テンプレート集｜反省文や再発防止策の文例付き・無料ダウンロード

Wordで作成した無料でダウンロードできる、理由書のテンプレートを掲載しています。

無断欠勤や遅刻、備品紛失、社内規定違反といったトラブル時に、会社に対して「なぜその事態が起きたのか」「どのように再発防止するのか」を伝えるための文書「理由書」を掲載しています。
テンプレートは、社員への指導・処分の前後で社内運用しやすい4種で、赤字による具体的な記入例付きです。
状況に合わせて、Wordでそのまま書き換えて使用できます、ぜひご利用ください。

理由書テンプレート活用の効果は下記になります。

社内コンプライアンスの徹底とリスクマネジメント強化
問題発生時の迅速な対応と本人・組織双方の行動改善
書面による記録で労務管理の透明性・証拠性を確保
従業員の責任意識と組織文化の健全化を支援

このページでは次の2種類のファイルをダウンロードできます。

テンプレート1：無断欠勤理由書
欠勤した当日の体調不良や交通トラブル等の事実説明と社内連絡不足の反省文です。
社員としての責任自覚と今後の連絡体制の徹底を具体化し、再発防止に向けた対応策を明記することで信頼回復に寄与できます。
誠意ある謝罪と「連絡しなかった理由」を必ず補足してください。
テンプレート2：遅刻理由書
遅刻日時、予定・実際の出社時刻、遅刻時間、理由の記載が必須です。
交通障害や家庭事情、健康問題など多様な理由を、証明書・連絡の有無ともに整理でき、再発防止策は具体的かつ実践的であることがポイントです。
遅延証明や医師診断書など、客観的証拠がある場合は添付します。
テンプレート3：備品紛失理由書
紛失日時・場所、被害備品の種類、発見・連絡状況を詳細に記録しています。
管轄警察署への届け出や紛失探索に至る経緯も盛り込み、責任感を示し、管理の不備・自己反省の具体化と今後の管理体制強化策が重要です。
警察届出番号や関係先への連絡状況を追記すると信頼度UPできます。
テンプレート4：社内規定違反理由書
違反日時・内容の明示、規則違反に至った経緯と反省文です。
「規定理解不足」「管理・報告不徹底」「軽視の認識」等誠意ある反省の文言で、再発防止策は具体性重視、社内規則再確認や上司報告、日常業務の見直しなどを含みます。
原因を個人の反省に落とし込み、改善策を具体的に書くことが重要です。

書類の紛失や備品の破損などのシーンに変更するなど、Wordで自由にカスタマイズすることが可能です。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
セキュリティアプリの動作環境で作成しています。
関連するテンプレート「始末書：寝坊と紛失」も掲載しているのでご利用ください。

無断欠勤理由書の文例テンプレート

無断欠勤理由書
このたび、令和　年　月　日（〇曜日）に、事前連絡をせずに欠勤いたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
無断欠勤となった理由は、当日朝に急激な体調不良（例：高熱と頭痛）により身動きが取れず、社内連絡を怠ってしまったためです。結果的に業務や同僚の皆様へ多大なご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。
今後は万一体調不良などやむを得ない事情が発生した場合でも、必ず速やかに上司・会社へ連絡し、同様のことが二度と起こらぬよう自己管理を徹底いたします。
この度の件につきまして、改めてお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めて参ります。
以上

Wordテンプレート文例1の無料ダウンロード

遅刻理由書の文例テンプレート

遅刻理由書
私は下記の理由により、令和　年　月　日（　曜日）に出社時刻に遅刻いたしました。
今後は同様の事態を未然に防ぐよう注意を徹底し、再発防止に努めます。
【遅刻の発生日】
令和　年　月　日
出社予定時刻　午前　時　分　／　出社時刻　午前　時　分
【遅刻時間】
約　分
【遅刻の理由】
・交通機関の遅延（山手線の運行トラブルによる遅延証明あり）
・体調不良（頭痛のため朝の準備に時間を要した）
・家庭の事情（子供の発熱により、病院受診を優先した）
【再発防止策】
・通勤経路の複数ルートを確認し、早めに出発するようにします。
・体調管理を徹底し、前日の就寝・起床リズムを整えます。
・家庭事情の場合は、前もって上長へ連絡・相談いたします。
以上

Wordテンプレート文例2の無料ダウンロード

備品紛失理由書の文例テンプレート

備品紛失理由書
この度、会社から貸与されている備品（例：ノートパソコン）を紛失し、会社および関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をお掛けしましたこと、深くお詫び申し上げます。
【紛失日時・場所】
令和　年　月　日　〇時頃、クライアント先訪問業務のため、ノートパソコンを社外に持ち出しました。その後帰社時にパソコンのバッグ内を確認した際、紛失していることに気付きました。
【経緯・対応】
紛失判明後、訪問先や立ち寄り場所全てに確認・連絡し、管轄警察署にも遺失物届けを提出いたしましたが、現時点で発見に至っておりません。
【原因・反省】
本件は私の管理不足と注意力の怠慢が原因です。会社からの貸与品に対する管理が徹底されていなかったことを、心より反省しております。
【再発防止策】
今後は、備品持ち出し記録と持参状況のダブルチェック、持ち帰り時には鍵付き保管や持ち出し書面記録の徹底を行います。また、社内規則を再確認し、類似事案を防止することを誓います。
この度の件、改めて深くご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。
以上

Wordテンプレート文例3の無料ダウンロード

社内規定違反理由書の文例テンプレート

社内規定違反理由書
私は、令和　年　月　日（　曜日）に発生した下記事案について、社内規定に違反したことを深く反省し、本理由書を提出いたします。
【違反発生日】
令和　年　月　日
【違反の内容】
・始業時刻に遅刻し、所定の始業時刻を遵守できなかった
・会社規定で禁止されている私用目的での会社PC使用があった
・就業規則で定められている上長承認を得ずに時間外勤務を行った
・その他（具体的に記載してください）
【違反の原因】
・規定内容の理解不足により、正しい判断を怠った。
・自己の管理不足（体調・時間管理など）。
・安易な考えから社内ルールを軽視してしまった。
【再発防止策】
・就業規則・社内規定を改めて熟読し、遵守を徹底いたします。
・日々の業務管理を徹底し、報告・相談・承認を必ず実行いたします。
・不明点は上司や人事部門に確認し、誤った判断を行わないようにいたします。
このたびは、会社や関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。再発防止に全力で取り組む所存です。
以上